Google Vault ส่งออกแชต Gemini ใน Gmail, Docs, Meet ได้แล้ว แต่ยังตั้ง hold ไม่ได้

รุ่น Google Workspace ที่ได้ฟีเจอร์นี้

Google Vault ส่งออกแชต Gemini ได้เฉพาะรุ่นที่มี Vault อยู่แล้ว คือ Business Plus, Enterprise Standard และ Plus, Enterprise Essentials Plus, Frontline Standard และ Plus, Education Fundamentals, Standard และ Plus รวมถึงองค์กรที่ซื้อส่วนเสริม Vault องค์กรไทยจำนวนมากที่ใช้ Business Starter หรือ Business Standard จึงยังไม่มีเครื่องมือนี้ ถ้าไม่อัปเกรดหรือซื้อส่วนเสริม

ทำไมเรื่องนี้สำคัญ

เมื่อ AI ถูกฝังในอีเมลและเอกสาร คำถามที่พนักงานพิมพ์และคำตอบที่ได้อาจกลายเป็นหลักฐานในการสอบสวนภายใน ข้อพิพาททางกฎหมาย หรือการตรวจสอบการใช้ข้อมูลส่วนบุคคล ก่อนหน้านี้ Vault ดูแลได้เฉพาะ Gemini app แต่การใช้งานจริงจำนวนมากเกิดในแผงข้างของ Gmail และ Docs การที่ Google Vault ส่งออกแชต Gemini จากแอปเหล่านี้ได้ จึงทำให้ฝ่ายกฎหมายและฝ่ายกำกับดูแลเห็นภาพการใช้ AI ครบขึ้น

ข้อจำกัดเรื่อง retention และ hold ยังสำคัญ เพราะถ้าองค์กรต้องเก็บข้อมูลไว้ระหว่างคดี แต่ผู้ใช้หรือการลบอัตโนมัติลบบทสนทนาไปก่อน Vault ก็ส่งออกไม่ได้ องค์กรจึงต้องพึ่งการตั้งค่าประวัติการสนทนาใน Admin console แทนในช่วงนี้

ผลต่อองค์กรไทย

1. ตรวจรุ่นไลเซนส์ก่อน ถ้าใช้ Business Starter หรือ Business Standard จะไม่มี Vault ต้องประเมินว่าคุ้มที่จะอัปเกรดเป็น Business Plus หรือซื้อส่วนเสริม Vault หรือไม่
2. ตั้งค่าประวัติการสนทนา Gemini ระดับ OU กำหนดว่าเก็บนานเท่าไร และห้ามผู้ใช้ลบเองในหน่วยงานที่มีความเสี่ยงด้านกฎหมาย เพราะ Vault ยัง hold แชต Gemini in Workspace ไม่ได้
3. ทดลองให้ Google Vault ส่งออกแชต Gemini กับกลุ่มเล็ก ลองกับ OU เดียวก่อน เพื่อดูโครงสร้าง JSON และวางวิธีอ่านไฟล์ให้ฝ่ายกฎหมายหรือ DPO ใช้งานได้จริง
4. อัปเดตนโยบายการใช้ AI แจ้งพนักงานว่าบทสนทนากับ Gemini ในแอปงานอาจถูกตรวจสอบได้ สอดคล้องกับหลักความโปร่งใสตาม PDPA และแนวทางที่องค์กรใช้อยู่
5. วางแผนรอ retention และ hold ติดตามประกาศของ Google และเตรียมนโยบายเก็บรักษาไว้ล่วงหน้า เพื่อเปิดใช้ได้ทันทีเมื่อฟีเจอร์มาถึง

อ่านอัปเดตอื่นของ Google Workspace เดือนนี้ได้ที่ อัปเดต Google Workspace ตุลาคม 2026 และข่าวแอปองค์กรอื่นที่ หมวดแอปพลิเคชันองค์กร